La destrucción de documentos es algo muy necesario dentro de una empresa, ya que permite eliminar de una manera adecuada todo aquel contenido que no tenga uso en el normal funcionamiento de un negocio, consiguiendo de esta forma aumentar el espacio disponible de almacenamiento para otros archivos.
Cuando se quiera llevar a cabo esta destrucción de papel se debe tener en cuenta que existan todas las garantías en la eliminación y que cumpla la normativa vigente, evitando con ello posibles problemas ante la ley. A la hora de realizar este procedimiento es recomendable contar con empresas de destrucción de documentos, las cuales puedan satisfacer de manera adecuada las necesidades y requerimientos de una empresa.
La importancia de la destrucción documental
Las empresas cuentan con una gran cantidad de datos referentes a sus clientes, pudiendo caer en manos inadecuadas y atentando a la seguridad de las personas. Es por todo ello que se debe llevar una adecuada destrucción de documentos que permita neutralizar toda información referente al usuario. La ley de protección de datos es clara en este sentido, permitiendo que las personas puedan sentirse seguras, ya que la obligación de todo negocio es eliminar de manera adecuada toda esta información referente al usuario.
La trituración, algo necesario
La trituración es algo esencial dentro de este proceso, evitando que se puedan reconstruir los documentos en cualquier momento. La mayoría de empresas de este sector utilizan este método, eludiendo con ello que posibles delincuentes puedan apropiarse de cualquier tipo de dato que se incluye dentro de los papeles.
La confidencialidad debe primar en todo el procedimiento
La confidencialidad juega un papel relevante dentro de la destrucción de documentos, evitando con ello que se puedan producir filtraciones de los datos que son procesados por estas empresas. La mayoría de empresas de destrucción de documentos optan por triturar todo el material de manera inmediata, consiguiendo que pase por el menor número de personas posibles. Además todos sus empleados tienen un compromiso fehaciente de no contar ningún tipo de dato que hayan podido ver durante el procedimiento, posibilitando de esta forma que ninguna información salga de la planta de tratamiento de la documentación.
Certificados de destrucción de documentos
Al contrario que lo que puedas llegar a pensar, la destrucción de documentos también requiere unos pasos y medidas de seguridad para que los datos que incluyan no acaben en manos ajenas y es cuando entra en juego el certificado de destrucción, el cual nos indica si estamos destruyendo los documentos de acuerdo con la ley.
En el propio documento se deberá detallar desde el día de la destrucción, el método utilizado así como el lugar y el tamaño final de cada partícula del papel destruído.
¿Qué documentos se deben destruir?
Se deben destruir todos aquellos documentos que contengan algún tipo de dato personal, incluyéndose dentro de este bloque recibos, facturas e incluso documentación que muestre los números de DNI o afiliación a la seguridad social, los cuales pueden ser empleados por los delincuentes para obtener fines lucrativos.
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