Lo primero que se debe tener en cuenta es la distancia de seguridad, establecida mínimamente en dos metros. Para poder hacerlo posible, deben adaptarse los espacios. Tanto en el área de recepción como en las mesas de trabajo, si estas no son individuales, es necesario establecer pantallas de plástico o metacrilato que aíslen a los trabajadores para así prevenir la propagación de infecciones.
Además, las áreas comunes deben ser lo suficientemente amplias para seguir respetando la distancia de seguridad. Estas áreas no pueden estar ocupadas por numerosas personas a la vez, ya que la distancia de seguridad no se respetaría; por lo que convendría establecer turnos para comer, en el caso de las cocinas o para descansar, en el caso de las áreas de descanso. Antes de comenzar cualquier reforma, es necesario calcular el número de trabajadores de la oficina y el aforo recomendado, llegando a establecer turnos para trabajar si fuera necesario. Por ejemplo, para evitar posibles contagios, sería positivo que se prescindiera del uso de la sala de reuniones y estas se hicieran vía online, aunque los trabajadores se encuentren presentes en el espacio de trabajo.
En cuanto a la higiene, la desinfección constante es un factor primordial, especialmente en las áreas comunes, como cocina o baños. Proveer con gel hidroalcohólico estas áreas también es importante para promover la higiene dentro de la empresa. En este sentido, también es clave que cada cubículo en los escritorios disponga de este gel.
En lo que se refiere al área de trabajo, es importante proveer a cada trabajador del material necesario, para así limitar el contacto con otros empleados o rutas para pedir objetos de papelería u otros instrumentos necesarios. También, sería beneficioso que todos los ordenadores y equipos informáticos individuales estén conectados en enchufes lo más separados posible de los otros ordenadores. Si esto no fuera posible, una opción seria agrupar los cables de un mismo cubículo juntos con organizadores de cables, para evitar que estos se enreden y que los empleados tengan que desenredarlos, facilitando el contacto. Para este fin, puedes hacerte uso de organizadores para ordenar los cables, que pueden ser encontrados en numerosos vendedores.
Además, otra forma de evitar el contacto innecesario entre trabajadores y mantener las distancias de seguridad, es la de establecer distintas rutas de entrada y salida en el interior de la oficina, para ello, puedes instalar flechas en el suelo o en las paredes, indicando el camino a seguir.
Es importante que, de cara a hacer una reforma o simplemente reabrir una oficina o espacio de trabajo, se planifique con antelación como se van a implantar las medidas de seguridad y cuál es el aforo máximo que puede albergar la oficina. De esta forma, adaptarse a la nueva normalidad en el espacio de trabajo será más fácil y económicamente menos costoso.
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