En una sociedad donde hay aplicaciones y soluciones informáticas para casi todas las actividades diarias, el software de gestión de empresas es básico para los negocios.
Así como la ciudadanía emplea apps para hacer ejercicio, gestionar el tiempo o establecer menús diarios; las empresas utilizan programas de gestión para mejorar su eficiencia y ahorrar costes y tiempo.
Un software para consulta médica o un programa de gestión de pacientes pueden ser la clave para el éxito de una clínica, hospital o centro sanitario. Estos programas de gestión empresarial son capaces de adaptarse a las especificaciones y necesidades únicas de cada negocio, ofreciendo soluciones ágiles y garantizando la eficiencia. Con esta herramienta se consigue minimizar los errores al tiempo que se mejora la calidad de la atención al usuario.
Pero no solo los centros sanitarios pueden beneficiarse de esta tecnología, cualquier tipo de empresa de cualquier sector cuenta con soluciones a medida de sus necesidades. A modo de ejemplo, un programa de presupuestos de obra consigue numerosos beneficios para las constructoras y todas aquellas empresas relacionadas con este sector.
Consecuencias de no disponer de un programa de gestión
Aunque todavía hay empresas que no disponen de programas de gestión en su día a día. Esto es cada vez menos común, puesto que en ausencia de un software de gestión se exponen a que se den diversos problemas, como la ineficiencia en los procesos, errores y pérdida de datos, falta de información cuando se la necesita, etc.
A continuación, se señalan los principales problemas derivados de la ausencia de esta tecnología:
Menor eficiencia. Al no estar automatizadas las tareas ni centralizados los datos, los procesos se ralentizan y en consecuencia la eficiencia de la operativa diaria de la empresa disminuye.
Errores, duplicidad y pérdida de datos. Introducir y gestionar grandes cantidades de datos de forma manual aumenta el riesgo de errores humanos y la duplicidad y pérdida de información importante. Esto no solo contribuye a la ineficiencia, sino que supone pérdida de tiempo y sobrecostes para arreglar los errores.
Convivencia de varios sistemas y dificultad en la gestión. Cuando una empresa no cuenta con un programa de gestión empresarial, es habitual que disponga de diferentes tipos de software para cada departamento. Esto, además de generar incompatibilidades y dificultar la integración de datos, supone un obstáculo para la comunicación entre diferentes áreas de la empresa.
Falta de visibilidad. Al no poder acceder a una visión global de los datos de la empresa por carecer de un ERP o programa de gestión empresarial, la toma de decisiones se complica y no puede ser tan precisa y acertada como cuando se cuenta con un software de gestión.
Escalabilidad limitada. Si a pesar de que no cuentan con un software de gestión, las empresas crecen, se encontrarán con serias dificultades para escalar sus operaciones a medida que su mercado se va expandiendo y su volumen de negocio aumenta.
Criterios para escoger un buen software de gestión
Algunos de los aspectos más importantes a la hora de escoger el ERP adecuado para cada empresa son la escalabilidad, la facilidad de uso, la compatibilidad, la personalización, el soporte técnico y la seguridad. A continuación, se examinan punto por punto los aspectos esenciales que todo programa de gestión debe ofrecer:
Escalabilidad y facilidad de uso. Que el programa pueda crecer con la empresa es fundamental para ahorrar costes posteriores. En cuanto a la facilidad de uso, lo ideal es que el programa cuente con una plataforma o interfaz amigable e intuitiva para los usuarios.
Compatibilidad e integración. El programa de gestión que se va a adquirir debe poder ser compatible con otras aplicaciones empresariales que ya se estén utilizando, como, por ejemplo, Microsoft 365 (office) o cualquier sistema de CRM.
Personalización. La mayoría de programas de gestión permiten adaptaciones para satisfacer las necesidades específicas de cada empresa. Esta personalización es básica para que el software de gestión cumpla con su cometido.
Soporte técnico y seguridad. Antes de adquirir un software de gestión es importante verificar la calidad y disponibilidad del soporte técnico proporcionado por el proveedor. En cuanto a la seguridad, conviene asegurarse de que dicho software cumple con los estándares de seguridad de datos y medidas de protección adecuadas.
Además, es conveniente también que los programas de gestión ofrezcan la posibilidad de hacer copias de seguridad automatizadas. Si además tiene capacidad para restaurar datos en caso de pérdida o hackeo, esto es una importante garantía de cara a la conservación de la información crítica.
Por último, es importante verificar la experiencia del proveedor y su reputación, así como las actualizaciones y evolución del software que se va a adquirir. En este sentido, es importante preguntar sobre cómo se realizarán las actualizaciones y si el proveedor se compromete a mantener el desarrollo continuo y la mejora constante del producto.
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